Help | Aanmaken van Ledennieuws en Nieuwsbrief

Verschillen CCN Ledennieuws en CCN Nieuwsbrief

Het “CCN Ledennieuws” en de “CCN Nieuwbrief” zijn twee verschillende “krantjes”, ieder met een eigen verzendlijst en opmaak. Daarom dient de naamgeving ook heel strikt nageleefd te worden, en vooral niet anders gespeld te worden.

• CCN Ledennieuws is alleen voor CCN leden, en proberen we eens per maand te verzenden.
• CCN Nieuwsbrief is bedoeld voor niet-leden, voor mensen die zich als geïnteresseerde op de website hebben aangemeld. Daarin kunnen we workshops aankondigen, en/of iets inhoudelijks over het co-counselen schrijven. Het zou mooi zijn om die minimaal vier keer per jaar uit te laten gaan.

Verzendlijsten

De website kent twee strikt gescheiden onafhankelijke adresbestanden: “Gebruikers” en “Ledenlijst”.

• De Ledenlijst bevat de adresgegevens van onze leden en aspirant leden, en vanwege de privacy gevoelige gegevens is die alleen te raadplegen nadat leden hebben ingelogd. De lijst wordt handmatig bijgewerkt door onze ledenadministratie.
• De lijst met Gebruikers bevat alleen naam, email adres en een “bijnaam”. Die bijnaam dient uniek te zijn en geen spaties en hoofdletters te bevatten opdat het systeem daarmee een persoon eenduidig kan terugvinden in de lijst. Wanneer iemand Aad van der Beter heet, dan is die bijnaam “aad-van-der-beter”.
  De lijst van gebruikers bevat zowel de namen van leden als van belangstellenden. Ook bevat het van iedere persoon welke “rol” die heeft. Dat zijn rollen zoals “belangstellende”, “CCN-lid”, “beheerder” etc. Door die rol toekenning weet het system wat iemand wel of niet mag, zoals wel/niet  inloggen, wel/niet artikels schrijven of wel/niet het Ledennieuws mogen verzenden.

Als het systeem een verzendlijst moet maken voor het Ledennieuws of de Nieuwsbrief, dan moet er eerst opgegeven worden naar welke “rollen” dat verzonden moet worden, en het systeem zoekt er vervolgens de bijbehorende email adressen bij uit de lijst van “Gebruikers”.

Helaas zijn Ledenlijst en Gebruikerslijst twee onafhankelijke lijsten waardoor mutaties in de ledenlijst handmatig overgezet moet worden naar de Gebruikerslijst (laat dat maar aan de website Beheerder over).

Een nieuwe editie van het CCN Ledennieuws maken

Zorg eerst dat je ingelogd bent. Onder aan iedere pagina staat een linkje “site admin”. Als je de juiste rechten hebt verkregen van de beheerder kom je daarmee bij de achterkant van de website met links een menubalk.

Voor iedere nieuwe editie van het CCN Ledennieuws dienen de volgende stappen strikt doorlopen te worden:

• Maak een nieuwe editie aan via het menu Nieuwsbrieven|Nieuwe toevoegen. Er wordt dan een blanco pagina aangemaakt met aan de onderzijde en zijkanten een aantal dialoogvensters die je goed moet instellen.
  
• Noem de titel “CCN Ledennieuws, <maand> <jaartal>”, bijvoorbeeld “CCN Ledennieuws, april 2022“.Wees niet creatief door die titel langer of anders te maken; de uiteindelijke nieuwsbrief gaat er dan lelijk uitzien, en de eenheid ervan is weg.
• Verander de “slug” in iets zoals “ccn-ledennieuws-2022-04“, waarbij het maand nummer achter het jaartal komt. Een slug is een verkorte adres naam (zonder spaties en hoofdletters) waarmee straks de desbetreffende editie ook in het archief op de website is terug te vinden. Door het jaartal voor de maand te zetten zal het bij alfabetische sortering in de juiste volgorde komen te staan.
• Verander bij Thema’s de template naar CCN_ledennieuws.html. Daarmee krijgt straks die editie de standaard opmaak en kleurstelling van het Ledennieuws.
• Klap bij “Ontvangers” het menu item “filter gebruikers volgens rol” open en vink daar de volgende “rollen” aan:
  • Beheerder
  • CCN Redacteur
  • CCN Auteur
  • CCN Schrijver
  • CCN lid
  • CCN aspirantlid

  Dus niet “belangstellende” wat die zijn geen lid en mogen geen Ledennieuws gaan ontvangen. Let op, een CCN Redacteur is wel een lid van de CCN, maar voor het systeem heeft die niet de rol “CCN lid”. Dus klik precies de genoemde gebruikers aan, want anders krijgt hij/zij deze editie niet.
  Gebruik ook niet het menu “Filter abonnees volgens lijsten” of “Filter abonnees volgens talen” want dan gaat het mis.

• Klik bij “Publiceren”, “Zichtbaarheid” het menu item  Bewerken open. Verander de zichtbaarheid van “Openbaar” naar “Prive“. Hiermee bescherm je deze editie tegen ogen van buitenstaanders, omdat in het Ledennieuws soms gevoelige informatie kan staan. Alleen wie kan inloggen (de CCN leden dus) kan vanaf nu deze (en voorgaande) edities inkijken in het CCN archief.

Vul vervolgens de pagina met de gewenste  inhoud van het ledennieuws. De opmaak zal er straks heel anders uit gaan zien, dus concentreer op de inhoud en de structuur. Ga geen opgemaakte documenten uit programma’s zoals Word hier naar toe kopieren. Die documenten bevatten allerhande opmaak tekens (en letters met accenten) en dat is vragen om grote opmaak problemen. Alleen platte tekst invoegen en liefst rechtstreeks op deze plek intypen.

• Met de knop “Updaten” worden de wijziging onthouden. Regelmatig aanklikken dus.
• Met de knop “Wijzigingen bekijken” kun je al een beetje beter beoordelen hoe het er straks uit gaat zien. Deze opmaak is (nu nog) een wat saaie opmaak, en toont alleen de vorm waarin leden deze (en oudere) edities kunnen teruglezen in het archief.
• Met de knop “preview in newsletter theme” krijg je een opmaak te zien die bijna gelijk is aan hetgeen de leden straks in hun email box te zien gaan krijgen. De agenda voor komende activiteiten wordt vol-automatisch onderaan toegevoegd.
  • Let op, soms lijkt het erop dat je iets goed heb ingetypt, maar krijg je hier toch rare en cryptische tekens te zien, zoals Â. Het valt niet te ontdekken waardoor dat komt, maar als je die frase  (met enkele letters eromheen) gewoon even wist en vervolgens weer handmatig opnieuw intypt is het verdwenen. Zwarte magie dus.
  • Ook het opnemen van letters met accenten, geeft problemen. Veel email programma’s kunnen daar niet goed mee omgaan. Jammer dan, maar niet gebruiken dus!
  • Er staan nog wel codes zoals {user-name} en {user-email} in. Dat hoort zo, het systeem maakt daar straks een persoonlijke aanhef en adressering van.

  Ga hier net zolang mee door totdat de editie in deze preview versie er helemaal correct uitziet, zonder al die cryptische tekens erin!!!

Een nieuwe editie van  de CCN Nieuwsbrief maken

moet ik nog verder uitwerken

Verzenden van Ledennieuws en Nieuwsbrieven

Als de hele editie geheel naar wens is opgemaakt, dan is het volgende nodig om hem te verzenden:

• Ga naar het (interne) menu item Nieuwsbrieven|Nieuwsbrieven toe. Je ziet dan:
  • een lijst met alle Nieuwsbrieven en Ledennieuws, en je kunt zo meteen zien of de titel geheel in stijl is met die van voorgaande edities.
  • Ook zie je hier hoeveel ontvangers er gepland zijn (Bij Ledennieuws is dat zo rond de 70). Als dit aantal teveel daarvan afwijkt heb je de lijst met beoogde ontvangers niet goed ingesteld.
  • Bij status zie je dat alle voorgaande edities verzonden zijn, behalve deze nieuwe.
• Ga bij Status het menu item Vereist: Maak een lijst van ontvangers in.
• Doe eerst een test of deze editie bij de beoogde ontvangers er ook echt zo uitzien zoals bedoeld. Vul daartoe bij “Je kan de nieuwsbrief als test versturen naar” je eigen email adres in en druk op de knop ernaast “verzenden“. Deze editie wordt dan alleen naar jou gestuurd, dus controleer in je email box of het ook echt goed gelukt is.
• Als het gelukt is druk je op de knop eronder “nu verzenden“. Dus niet op de knop “toevoegen aan wachtrij”, want dan lijkt het erop dat je heeeeeeeeeeel lang moet wachten.
• Je krijgt dan ineens een scherm te zien met een voortgangs balk van het verzenden. Als die vol is hebben alle leden deze editie ontvangen en ben je klaar. In het overzicht van alle edities zie je bij Status de formulering “voltooid” staan.